社内システム構築の16のチェックポイント

事業を発展していくうえで、社内システムってとても重要です。エクセルで頑張るにもデータ量が増えると限界があります。
Accessって便利なツールがありますがこれは、システムエンジニアからするとプログラムが散乱するきっかけにもなるのでやっかいなものです。

今回は、社内システムを構築する際の「チェックポイント」を整理したのでお伝えします。

【設計編】

・誰のためのシステムなのかが明確

誰のための、何のためのシステムなのかを明確にし、利用者視点に立ったシステム構築を心がけます。

・何を解決するためのシステムなのかが明確

何の問題を解決するためにつくられるシステムなのかを明確にし、具体的にどのような箇所にどのような支障が出ているのかを明らかにします。

・担当者のスキルが明確

そのシステムの担当者のスキルが明確で、窓口になってくれる人はそのシステムのすべてを知っている必要があります。責任者を決めます。

・他システムとの連携ができるか

他の社内業務システムとの連携ができるかどうかを確認します。既存のデータベースと連携し、データを外部から操作できるかどうかを明確にします。

【開発編】

・帳票の仕様が明確

開発は、帳票の名称や出力内容、レイアウト、入力チェックなどが明確で、各帳票に対する業務のフローが明確になっている必要があります。

・画面の仕様が明確

画面は、名称や出力内容、レイアウト、入力チェックなどが明確で、メニュー構成と画面遷移が明らかになっている必要があります。

・ファイルの仕様が明確

ファイルは、名称や出力内容、レイアウト、入力チェックなどが明確で、ファイルに対する業務のプロセスが明らかになっている必要があります。

・仕様が実現可能で矛盾はないか

仕様が実現可能で、実際の業務上の効果に対して矛盾はないかなどのチェックを行う必要があります。要件定義の仕様を十分に満たしている必要があります。

【ネットワーク・セキュリティ編】

・情報セキュリティ関連の法規

ITや情報セキュリティに関して、守るべき法令などを洗い出し、それに従う必要があります。

・セキュリティポリシーは明確化

具体的にまとめたセキュリティポリシーを社内ルールとして明確にしておく必要があります。

・社員への教育

従業員に対して、情報セキュリティ教育を行っておく必要があります。必要であれば検収などを行い、ネットワークと情報セキュリティへの知識を深めます。

・事故時への対応手順を明確に

情報漏えいなどの事故発生時の対応手順を定めておく必要があります。社員全員に通知する必要はありませんが、システム管理者が把握しておく必要があります。

【運用編】

・通常時はメンテナンスが必要ない状態にする

システムのメンテナンスは必須ですが、通常の運用時には、メンテナンスなどが必要ない状態に仕上げることが重要です。

・メンテナンス時のダウンタイムの減少

どうしてもメンテナンスが必要なときは、ダウンタイムを最小限にします。システムが停止している時間を最小限にして、利用する社員は常時稼働しているのが当たり前の状態になるようにします。

・バグ時には最優先で対処

バグが発生することは想定の範囲内です。ですが、バグが発生したと報告があった場合は、真っ先に対応し、そのバグが誰かにとってクリティカルな問題であることを意識する必要があります。

・バグ対応時、ダウンタイム時に影響範囲を明らかにする

バグが発生したり、システムダウンが発生した時、そのシステムの影響範囲をあらかじめ明らかにしておく必要があります。

どうですか？一般的な内容にエンジニア視点からは見えますが記事を書いててなんですがこれができる企業ってある程度の規模の企業のような気がします。

中小企業の多くの会社には「え？うちの会社にはそんなシステムに詳しい人なんていないよ。画面の仕様って何？クラウドのシステムでどうにかならないの？業務内容を見てまとめてそちらでちょうだい」っていう感じになりがちかと思います。

また、経営者が見る視点、現場担当者から見る視点では大きくシステム内容が異なることも多々ございます。このような場合は「なにを」「どうしたい」ということを共通事項で理解をしていただいた上でシステムの設定を行うようにしております。

なんだかんだといっても皆さまからのご要望で「ちょちょいっとやってよー」って感じが多く、その内容を盛り込んだWEBシステムを開発してみました。どのようなシステム化というと、エクセルの延長線上にあり、項目を増やすこと、検索項目を指定すること、一覧表示と詳細表示で表示する項目を指定できることというポイントにおいて、WEBシステム（スマートフォン対応）で作りました。

本システムをベースに議決権行使、会員管理、旅行管理、社内業務、BtoB ECシステムなどに応用して開発を展開しております。

それ以外にもファイルサーバー、インターネット接続、パソコンサポートなどのサービスも行っておりますので社内システムでご相談事項がありましたら下記までご連絡ください。